多措并举解决困扰多年的档案库房容量不足问题
发布人:网站管理员  发布时间:2019-11-19   浏览次数:356

 “不忘初心、牢记使命”主题教育开展以来,档案馆聚焦主责主业,扎实推进整改工作,坚持把“改”字贯穿始终,因地制宜、多措并举解决困扰多年的档案库房容量不足问题,推动档案管理、建档服务和档案利用等各项工作提质增效。

 一、合理布局,实现“一站式”服务。主题教育开展以来,为给广大师生提供高质、高效服务,档案馆进行办公及功能区改造,建立全馆集中办公服务大厅,实现档案工作“一站式”服务。办公区的整合,既便民高效,整改了超标办公用房,同时改善了办公环境,解决了办公与库房混用问题和承重隐患,达到了档案工作“三分开”的基本要求。

二、分类归档,提高空间利用效率。对现有档案进行科学分类,按区域重新规划存放。针对合校前的老档,柜子存放不满的,进行满负荷装载,提高档案库空间的利用率。为教学档案腾出空间,暂时缓解了教学、人事档案的库房问题。对干部人事档案进行分类,倒库4776卷,按在职人员(区分管理干部、教师、教辅、工人)、退休人员、死亡人员区别大类存放,管理更加科学合理。

三、围栏公共间,增加库房使用面积。对部分库区的走廊进行封闭,改做档案库房,增加实用面积。目前,档案馆已经对现一层库区走廊封闭一部分,增加有效使用面积53.5平米。

四、加层使用,提高档案架容积。利用密集架的层高,对原有财会凭证档案进行加层使用,合理利用有效容积,以腾出更多空间。集中组织人员进行档案的倒库调架,调整了2009以前的财会凭证15631卷,1995年以来全部文书档案599卷,27348件,出版档案708卷,腾空有效库容40立方米。

五、上下联动,为档案库房实际增容。在多方努力下,学校决定将图书馆计算机楼一层部分房间划归档案工作使用。积极主动协调相关部门,加快新划归房间的办理进度。协调新增库区的封闭改造方案的落实工作,在打通两楼通道的情况下,做好防盗、防火及区域封闭工作,与档案库区无关房间和通道隔离开,对房间的粉刷工作同步进行。

六、科学规划,保障新增库容高效使用。针对预新增库房因承重设计无法整体上密集架的情况,进行科学规划,合理布局,结合各房间的规格进行不同规格装具的配置。待各项内在各项项硬件设施配置完成后,重新对原库区档案进行分大类,按全宗、年代、门类及利用效率进行合理存址调整,使新增库容使用效率最大化。

随着解决方案的不断改进和逐步落实,问题的解决初见成效,档案库房问题在2020年有望得到彻底解决,原停收档案也有望在2020年下半库房改造完毕配套设施齐全后恢复收集。


洁净明亮的档案办公大厅

密集档案架

档案材料上架管理