同志们：
    今天的会议的主要议程是奖励在过去两年中为我校档案工作做出贡献的集体和个人，布置2012年学校档案工作。到现在为止，主要议程已经完成，下面，结合今天会议的主要内容和学校档案工作的现状，就进一步做好学校档案工作再强调几点。
    一、要进一步增强对档案工作重要性的认识 档案工作是学校重要的基础性工作，在学校发展建设过程中具有不可替代的作用。做好档案工作，既是记录学校发展建设现实、服务学校未来发展大局的需要，又是延续学校发展历史、展示学校发展建设历程的需要，更是传承学校文化、促进校园文化建设与繁荣的需要。但是档案工作又是一项长期的、细致的、悄无声色的工作，往往不会被大家，尤其是我们的领导同志所重视。这往往是我们的档案工作不能够尽如人意的最主要原因。我这里所说的档案工作并不是指档案的书写、制造，而仅仅是指已经完成了制造工作的各种档案的归档、整理和保存，应该说这项工作并没有太高的技术难度，是否能做好这项工作，主要在于我们各级领导和从事具体档案工作的同志们对档案工作的认识。从很大程度上说，档案工作做得好与不好，不是能不能的问题，而是想不想、愿意不愿意的问题。对档案工作来说，尤其是对档案的归档工作来说，只要认识到位，工作就一定能有起色、能有进步，工作就一定能够做好。 这次受到表彰的先进集体是在过去两年间在档案归档和管理方面做得相对比较好的部门，而没有受到表彰的单位存在的问题就相对比较多。如果把过去两年全校各个单位的档案工作做一个全面对比的话，从整体看，各个职能部门的档案工作要明显地比各个学院的档案工作好。希望各个教学单位的领导能够给予本单位的档案工作比以往更多的关心和支持。 
    二、要进一步增强档案工作人员的责任心 对于档案工作来说，领导重视很重要，但档案工作人员的责任心同样重要。档案工作是一项长期、细致的工作，就是要收集整理好学校发展壮大过程中所积淀的点点滴滴，使之成为见证、记录学校发展历程最真实、最全面的历史史料。这就需要我们档案工作人员，特别是各个单位的专、兼职档案员和档案馆与各个单位的档案工作联络员，自身要进一步增强对档案工作的责任心，而各个单位的主管领导要加强对本单位专、兼职档案人员的指导、管理和教育，档案馆要加强对各位档案工作联络员的指导、管理和考核，使我们的档案工作人员能够更加尽职尽责地做好档案工作，特别是档案的归档工作。档案馆要尽快做出安排，在尽可能短的时间内，把那些本应归档但至今仍然流散在各个部门甚至在个人手中的档案材料尽快归档，以尽可能减少因档案遗失而给学校各项工作带来的损失。
    三、要进一步加强对档案工作人员队伍的建设 档案工作人员队伍建设是做好档案工作的基础和保障。任何工作都需要由具有一定素质的人来担当，档案工作也不例外。因此，档案工人员队伍的建设是档案工作一个很重要的方面，并且要常抓不懈，没有一支高素质的档案工作人员队伍，不可能有高质量的档案工作。特别是，在各种新技术、新媒体层出不穷的时代，对档案工作人员队伍的培养显得尤为重要。学校档案馆要有针对性地开展多层次、多类型的教育培训，不断提高队伍的业务能力。这方面档案馆要切实担负起责任，每年要开展2-3次业务知识培训，提高整个档案工作队伍的业务能力。 
    四、要加快数字化档案工作的推进速度 档案与文物是有区别的，文物的价值在于其历史的久远，而档案的价值在于记载历史。因此，在数字化技术突飞猛进、遍地开花的时代，我们要积极改进我们档案记载历史的具体形式，要用最现代化、最容易保护、最易于利用、最有效率同时又不失真实性的记载方式来完成档案记载历史的作用。这就是数字化档案。数字化档案是数字化档案馆的基础，数字化档案馆是档案馆今后发展建设的必然选择，大家对这一点要有清楚的认识。我们要从档案工作的点点滴滴开始，积极主动地做好档案的数字化工作，为最终建成数字化档案馆做好准备。这里需要加强两个方面的工作：
    一是对旧的、没有保存价值的纸质档案，档案馆要创造各种条件，克服投入不足的困难，尽快对其进行数字化处理，这不仅是数字化档案建设的需要，同时也可以在一定程度上缓解学校档案馆场地紧张的局面，是一举两得的事情，这个事情档案馆要尽快做出安排，全力推进。
    二是对新归档的档案，各个单位要尽最大可能在提交纸质档案的同时提交一份电子化档案，这项要求应该成为归档工作的一个基本要求。这也是今后我们数字化档案最主要的数据来源，各个单位的档案员一定要在这方面尽快进入角色，要能够熟悉各种不同格式的电子化档案的制作、传递等业务，档案馆要在技术上对各单位提供支持。 
    以上是我要在这次会议结束之前着重强调的四点。希望通过这次会议，经过我们在座各位的共同努力，使我们学校的档案工作在现有基础上有一个大的进步。使我们的档案工作更好地服务于学校发展建设的各个方面。为学校发展建设做出新的更大的贡献。