第一条　为了加强学校的档案管理工作，提高档案管理水平，逐步实现规范化、制度化、科学化管理，充分发挥档案在学校发展中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》和国家教育部制定的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》，结合我校实际制订本办法。 
    第二条　本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动和师生员工个人活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等各种形式的历史记录。
    第三条　学校档案反映了学校的建立、建设和发展过程，是广大教师、干部、工人、学生辛勤劳动和智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证。各级领导和全校师生员工都有保护档案的义务，都应该增强档案意识，爱护学校档案，协助职能部门管好、用好学校档案。
    第四条　学校档案是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校要把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
    第五条　学校档案实行统一领导，集中管理的原则。各门类的档案由校档案馆集中统一管理，以便维护学校档案的齐全、完整与安全，便于我校各方面的利用。
    第六条　学校档案工作应作到“三纳入”、“四同步”，即将学校档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。 

    第七条　我校档案工作接受省教育厅领导，同时接受国家教育部、国家档案局、省档案局的指导、监督和检查。
    第八条　我校按国家教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定设立档案馆。档案馆为处级建制，由主管校长直接领导。档案馆下设若干个档案分室，在学校和档案馆领导下开展工作。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
    第九条　档案馆的基本任务
    1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
    2、制订学校档案工作的规章制度，并负责对各单位的档案工作进行监督、指导和检查；
    3、负责接收、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；
    4、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源，开展档案的开放、利用和信息交流工作；
    5、负责全校专、兼职档案员的业务培训, 搞好档案工作队伍建设；
    6、开展档案宣传工作和对利用者进行咨询和教育工作；
    7、参加学校史料的编研工作，开展档案学术交流活动；
    8、执行保密制度，确保档案安全；
    9、开展档案管理现代化、信息化和数字化工作。

    第十条　档案人员应具备的政治素质
    1、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，落实科学发展观，执行党和国家的路线、方针政策，公正廉洁，严守党和国家秘密；
    2、树立历史唯物主义和辨证唯物主义的观点，尊重历史，实事求是，维护档案的历史真实面貌；
    3、热爱档案事业，刻苦钻研业务，提高档案管理水平和业务技能；
    4、遵守党纪国法及学校各项规章制度；
    5、热心服务，埋头苦干，扎实工作。
    第十一条　档案人员应具备的业务素质
    1、熟悉学校的沿革、变迁、现行体制和机构设置，了解各职能部门的职能和工作任务；
    2、熟悉档案库房所藏档案，熟悉案卷，爱护档案材料，能准确、迅速调阅案卷；
    3、了解和熟悉形成档案的业务部门工作各环节和业务知识，掌握立卷原则、方法、步骤和技能；
    4、学会用计算机辅助立卷、编制检索工具，为学校各项工作提供档案信息，并做好编研工作，作一名合格的档案管理人员。
    第十二条　学校各部门，必须有一名院、处级领导分工主管本部门的档案工作，并配备一名工作责任心强的兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。兼职档案人员要相对稳定，更换人员时应报档案馆备案。
    第十三条　档案工作人员按《黑龙江省档案系列高中级技术职务任职资格评审标准》黑档发[2001]78号文件，实行专业技术职务聘任制。 

    第十四条　学校档案工作实行部门立卷制度，即由文件材料形成部门、科研课题组和会计部门等按文件材料的自然形成规律，加以系统整理、组卷、编排页号或件号，填写卷内目录，向档案馆移交并办理归档手续。档案馆定期派人指导立卷工作。
    第十五条　各院、处级单位必须健全文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档制度，各院、处级单位由兼职档案员负责，课题组应设专人负责积累本项目的文件材料。
    第十六条　为保证做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，各单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。
    第十七条　对科研成果、产品试制、设备开箱、基建工程验收等项目进行鉴定验收时，必须有档案馆人员参加，有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目不予验收，不予上报成果。
    第十八条　档案全宗
    全校档案分若干个全宗，分别给出唯一的全宗号。原哈尔滨科技大学的全宗号为：HKD；原哈尔滨电工学院全宗号为：HDG；原哈尔滨高等专科学校（工业技术学院）全宗号为：HGZ；原哈尔滨化工学校全宗号为：HHG；原省教育建筑设计院全宗号为：SJS；哈尔滨理工大学全宗号为：HLG。
    第十九条  归档范围
    1、党群类 DQ
    主要包括党团组织、工会、民主党派及统战工作中形成的文件材料。
    2、行政类 XZ
    主要包括校办、人事、监察、审计、保卫、外事、总务、房产等行政职能工作中形成的文件材料。
    3、教学类 JX
    主要包括研究生、本（专）科生、成人教育的教学管理、教学实践、教学研究工作中形成的文件材料。
    4、科学研究类 KY
    主要包括科学研究工作管理、学术交流(含国际交流)和科研项目研制过程中形成的文件材料。
    5、基本建设类 JJ
    主要包括基本建设工作管理和项目建设中形成的文件材料。包括项目的可行性研究、设计、施工、竣工验收、房地产权管理使用、维修、改建扩建各个阶段、各种程序及环节形成的配套材料。
    6、建筑设计类 JS 
    主要包括在民用建筑设计过程中形成的文件材料。
    7、出版类 CB
    主要包括学校出版工作管理和出版活动中的各种文件材料。
    8、外事类 WS
    主要包括外事工作管理、中外联合办学、留学生管理和外事活动中的各种文件材料。
    9、仪器设备类 SB
    主要包括仪器设备工作管理和设备的购置合同、随机文件及验收、安装、调试、使用、维护、改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
    10、产品生产与科技开发类 CP
    主要包括产品生产、科技开发管理、经营管理和生产实践中形成的文件材料。
    11、财会类 CK
    主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
    12、人事档案 RS
    主要管理全校教职工的个人档案。
    13、实物类 SW 
    主要包括学校各项活动中获得的奖杯、奖牌、奖状、证书、锦旗、会标及各类赠送品、纪念品等；
    14、声像类 SX
    主要包括在学校教学、科研等各项活动中形成的照片、录音、录像、幻灯片、影视、磁盘、光盘等载体材料。
    第二十条　归档时间
    1、党政部门、教学部门和能按年度归档的部门，在次年五月末立卷归档。
    2、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收三个月后立卷归档。
    3、设备档案，在设备验收完毕投入使用二个月后立卷归档。
    4、记录各种活动拍摄的照片，在拍摄二个月内归档；录制的录像片、录音带等，在拍摄后进行整理、编辑，于次年五月末归档。
    5、随时接收上级规定应接收的档案，接收时必须履行手续，填写移交单一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签字。
    第二十一条　案卷的质量要求
    1、各门类档案的质量要求，总的是按照文件材料之间的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别其保存价值分类组卷。
    2、卷内文件材料做到齐全、完整、准确、系统。
    3、文件材料要分类准确、组卷合理，案卷装订及编目符合要求。
    4、案卷标题要简明确切，揭示卷内文件内容和成分。卷内目录、备考表、页号要填写清楚，并注明密级和保管期限。
    5、归档的文件材料应格式统一，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范和标准的要求，禁用字迹不牢固的书写工具。
    6、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要求：批复在前，请示在后；批转在前，报告在后；正件在前，附件在后。
    7、按规定和标准准确划分保管期限:永久、长期(50年)、短期(15年)、定期。
    第二十二条　全校师生员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，按要求整理归档，任何单位和个人都不得拒绝归档或据为己有。

    第二十三条　学校档案馆对接收来的档案要以全宗为单位进行分类、编号、登记建帐(分类帐、总帐)、编制检索工具。要做到帐物相符、排列整齐，便于保管和查找利用。
    第二十四条　及时对保管期限已满的档案进行鉴定，由鉴定小组会同有关部门对档案全面审查，按鉴定、销毁制度实施。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
    第二十五条　单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，任何人不得私自带走或销毁。
    第二十六条　档案馆要对各类档案的安全负责，妥善保管，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制，对所有档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况应立即向学校领导报告，及时处理。

    第二十七条　学校档案向全校和社会开放，同时遵循下列规定：
    1、本校人员按借阅制度和使用范围，凭工作证和学生证可查阅、利用本校档案。
    2、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的、范围并办理查阅手续后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制。
    3、原则上一律在档案馆内查阅，档案如需借出，必须履行借阅手续，遵守借阅制度。
    4、要爱护档案，不准私自拆卷、撕页、涂改等。
    5、借出的档案必须按期归还，并要妥善保管，如有损坏或丢失，依据《档案法》追究有关人员责任。
    6、查阅密级档案，须经领导和有关业务部门批准。
    7、按照上级物价部门规定的收费标准，开展有偿服务。
    8、收集利用效果，提高服务质量。

    第二十八条　档案馆所需经费单独立项，列入学校教育经费预算，统筹解决。
    第二十九条　学校为档案馆提供专用的符合档案管理要求的库房、办公室、阅览室等用房。
    第三十条　学校将有计划地为档案馆配置计算机及复印、录音、照相、录放等设备，逐步实现档案光盘储存，信息化、数字化管理。

    第三十一条　学校每年召开一次档案工作总结、奖励大会，按学校制定的检查、考核评比制度和岗位职责，对成绩突出的单位和个人给予奖励；对违反档案法规的现象，视情节轻重给予适当处罚。

    第三十二条　本办法由哈尔滨理工大学档案馆负责解释。
    第三十三条 本办法自发布之日起施行，原《哈尔滨理工大学档案管理办法》（校发[1997]7号）即时废止。