各市地档案局，省农垦总局、森工总局、哈尔滨铁路局、省（中）直机关各单位档案部门：
    为进一步加强全省机关、企事业单位档案信息化建设，充分发挥信息化在促进机关、企事业单位档案发展中的重要作用，不断提高机关、企事业单位档案信息化水平，根据《2006-2020年国家信息化发展战略》、《全国档案信息化实施纲要》、《国家档案局关于加强企业档案信息化建设的意见》、《黑龙江省档案事业发展“十一五”规划》的要求，结合我省机关、企事业单位档案工作的实际情况，提出以下意见。
    一、指导思想和原则
    全省机关、企事业单位档案信息化建设的指导思想是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，落实科学发展观，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，充分发挥信息化在促进机关、企事业单位档案工作发展中的重要作用，为机关、企事业中心工作提供优质、快捷的档案信息服务。
    根据这一指导思想，全省机关、企事业单位档案信息化建设应坚持“统筹规划、统一标准，立足创新、有序推进，安全保密、注重实效”的原则。
    二、主要目标和任务
    1、各机关、企事业单位应按照《全国档案信息化实施纲要》和《黑龙江省档案事业发展“十一五”规划》的要求，结合本机关、企事业单位档案工作的实际情况，制定档案信息化建设规划，并纳入本单位办公自动化的总体规划。
    2、各机关、企事业单位要提高档案管理软件的应用水平，采用符合档案工作业务规范、档案管理基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软件，为档案目录采集、档案信息交换、档案信息资源共享创造条件。
    3、各机关、企事业单位要严格按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等文件的规定，加强对电子文件归档与管理的领导。机关、企事业单位档案部门必须全程介入电子文件的管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。归档的电子文件必须三套，一套在本单位档案部门保管，一套在本单位提供利用，一套异地保管。
    4、各机关、企事业单位要加强室藏档案的目录数据库建设，案卷级目录和文件级目录在“十一五”期间要全部实现计算机检索。“十一五”期间在移交档案馆纸质目录的同时，应移交符合规范标准的数字目录。
    5、各机关、企事业单位要加强纸质档案全文数据库和声像、照片等多媒体档案数据库建设。2000卷以下的档案室要在“十一五”期间完成纸质档案全文数据库、声像照片等多媒体档案数据库和资料数据库建设，2000卷以上的档案室应完成60%以上。2010年以后，各单位在向档案馆移交纸质及其他载体档案时，应同时移交符合规范标准的数字化档案。
    三、保障措施
    1、要加强对机关、企事业档案信息化工作的组织领导。各级档案部门要加强对所辖地区各机关、企事业单位档案信息化工作的监督、检查和指导。各机关、企事业单位要充分认识档案信息化工作的重要意义，把档案信息化工作与本单位的办公自动化结合起来，加强领导、统一规划，加大对档案信息化工作的资金投入力度，稳步推进档案信息化建设与政务信息化、企事业信息化协调发展。
    2、要加强对机关、企事业档案信息化的标准化、规范化管理，各机关、企事业单位在进行档案信息化建设中，必须严格执行国家档案局和黑龙江省档案局有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化轨道。在进行档案数字化加工前，应征得同级档案行政管理部门的认可，并在其业务指导与监督下进行。
    3、要加强档案信息安全保障工作。各机关、企事业单位在档案信息化建设中要严格遵守《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》和《黑龙江省档案信息化建设保密管理办法》等相关法律法规规定，加强对计算机档案管理系统的管理，采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。
    4、努力提高档案干部业务素质。各机关、企事业单位要对档案业务人员进行与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代信息技术知识培训，培养和造就既懂信息技术，又熟悉档案业务的复合型人才，促进各机关、企事业单位档案事业信息化建设健康发展。