学校各部门：
    为了进一步落实学校制定的《2013年工作计划要点》的有关部署，积极推进档案管理规范化建设，做好2012年度各类档案材料归档工作，保证形成的各类档案材料齐全完整、及时归档。请各部门务必按照以下要点做好档案归档工作：
    1、各部门档案工作是本部门行政工作的一部分，负责行政工作的部门领导要积极推进，由具体工作人员（兼职档案员）落实。如果分管档案工作的行政领导和具体工作人员有变动，须在4月12前上报，要求加盖本部门公章。 
    2、各部门的档案材料要在2013年5月31日前向档案馆移交。要确实按照文件材料归档的部门立卷要求，将归档文件材料的录入工作完成，同时移交。各部门在和我们交接材料时，须履行必要的交接手续，要求整理好并按照顺序填好《移交目录表》，且齐全完整、原件内容唯一。中间有缺件的要有详细的情况说明，由本部门领导签字并加盖公章。《移交目录表》一式两份（在档案馆网站“资料下载”中），交接材料双方签字并保留好，作为将来档案材料查询凭证。
    3、没有参加“档案管理规范化建设培训会”的同志，请在认真学习哈工大张雅茹馆长的培训资料（见附件）后，有针对性的开展工作，务必保证本部门的归档材料详实、完整、全面，注重做好电子文件与纸质文件的同步归档工作。有不明白的地方可与指导你部门档案工作的档案馆人员咨询。
    4、对于管理性文件有请示无批复的，原则上不归档，等批复文件回来后一并归档；有的是没有书面批复，事情就开始办理了，即口头批复，请责任部门写个情况说明，签字盖章代替批复；还有一种情况就是不可能批复的事项，也要由经办人写好情况说明，存做资料供今后查考。
    5、教学档案特别是涉及学生的有关材料，请各教学单位要引起足够重视。目前学生在找工作、考研考博、出国留学、学历认证等方面都要有培养院校出具原始佐证材料，如果不能做到齐全完整，将来会给我们的毕业生带来不可估量的损失，学校要承担相应法律责任。请各教学单位的教学秘书和兼职档案员共同负起责任，在保证统招统分、继续教育和研究生教育等各类学生学籍档案材料齐全完整的同时，减少差错率，特别是在填写学历、学位证书的姓名和出生日期方面要引起足够重视。仅2012年，档案馆就接待处理涉及此类错误的学历认证人员45名。
    再有就是本科生、研究生学生注册卡片应在学生入学当年整理好送交档案馆；电子版的毕业集体合影（只收电子版）要有班级名称、学生姓名等信息；毕业生成绩单一定要打印清晰，应该粘贴照片一定有照片，有教务处、学院及成绩负责人的印章；研究生学位材料要内容完整并按附件顺序排好。
    6、各类档案（学籍档案归档时间延至当年的9月30日）如果因故不能及时归档，请事先上报档案馆，否则由此造成的一切损失由各部门承担。补交时须写好情况说明，部门负责人签字，联系点或主管校领导签字。特别是学籍档案的还应由分管成人、本科或研究生教育的校领导签字，我们再审核、接收。
    7、除学籍档案外，借阅档案人员必须是本校职工，且经立档单位（最初的建档部门）批准方能借阅，注意要妥善保管并及时归还。
    8、认真做好档案的日常积累和整理，总结好的工作经验和方法，对于在学校档案管理规范化建设工作中有突出表现单位和个人将在2014年初的档案工作会上给予表彰。
    希望在全校各部门的共同努力下，按照归档流程出色地完成2012年度全校档案材料归档工作，以对学校历史和发展负责的态度，扎实工作，依法治档，切实推进我校档案管理规范化建设。

    附件：高校档案管理（哈理工）.ppt