学校各教学单位：
    一年一度的毕业生离校工作即将开始，为了保存好理工学子在校期间的档案材料，方便以后查询和利用，请各教学单位做好以下几方面工作：
    一、需要送交档案馆以下材料
    1、2014年毕业学生的成绩单及毕业生资格审查表
    2、2014年毕业学生的毕业生登记表
    3、2014年毕业学生以班级为单位的毕业照集体合影电子版（要有学院班级名称和学生名字，电子文件名称以班级专业命名，如机械09-1）
    4、2013年12月31日之前毕业的各类研究生学位材料
    二、整理要求
    1、成绩单与毕业生资格审查表以班级为单位放在一起，排列顺序为一个班级所有成绩单之后是这个班级所有的审查表。
    2、以上1、2项存档材料均需要有这个班级的人名目录以方便检索。目录形式不限，要求A4纸大小，包含内容不少于班级专业名称、序号、学号、姓名、性别、备注、班级总人数等信息，名单要与实际人数相符。
    3、毕业生登记表需要在右下角注明序号（1―n），并按照流水号排列，学生登记表与班级名单装订在一起。
    三、有关档案材料交接的说明
    1、为了便于交接，请各位送交档案的同志在送交档案之前认真清点数量，检查印章是否齐全，成绩单打印是否清晰，一般在接交过程中档案馆本着互相信任的原则不再具体清点检查。如果有需要在档案移交过程中仔细清点数量的单位，请提前与档案馆联系，约好时间。
    2、毕业照电子版请于发送前与档案馆联系，约好传送方式。
    3、请于送交档案前写好移交单，A4纸打印，写明送交档案的名称、数量及其它特殊情况说明，一式2份。
    4、以上存档材料收集齐全完整，按要求整理好后即可送交档案馆。

    地点：西区图书馆楼104室    
    联系人：韩晓颖    电话： 86390347



                                                          档案馆
                                                       2014年5月13日