学校各部门：     
    按照国家有关法律法规和《哈尔滨理工大学档案管理办法》、《哈尔滨理工大学归档文件材料部门立卷（件）制度》规定及工作要求，为确保学校在发展建设过程中形成的各类档案材料齐全完整、及时归档，请各部门务必按照要求做好2014年度文件材料的归档工作。
    一、各部门要在2015年5月31日前向档案馆移交2014年度文件材料。确实按照《归档文件材料部门立卷（件）制度》要求，将归档文件材料的录入工作完成，同时移交。各部门在和我们交接材料时，须履行必要的交接手续，要求整理好并按照顺序填好《移交目录表》，且齐全完整、原件内容唯一。中间有缺件的要有详细的情况说明，由本部门领导签字并加盖公章。《移交目录表》一式两份（在档案馆网站“资料下载”中），交接材料双方签字并保留好，作为将来档案材料查询凭证。
    二、各部门具体负责档案工作的人员，务必保证本部门的归档材料的详实、完整、全面，注重做好电子文件与纸质文件的同步归档工作。档案馆网站公布了《档案业务指导网络图》，有不明白的地方可与对应指导部门档案工作的档案馆人员咨询。（http://www1.hrbust.edu.cn/zuzhijigou/dangan/content.asp?conclass=8）
    三、各类档案，如果因故不能及时归档，请事先上报档案馆，否则由此造成的一切损失由各部门承担。补交时须写好情况说明，部门负责人签字，联系点或主管校领导签字。特别是学籍档案的还应由分管成人、本科或研究生教育的校领导签字，档案馆再审核、接收。 
四、各部门要充分认识文件材料归档移交工作的重要性，向档案馆移交档案材料，相关责任者务必本人向档案馆移交，并履行移交手续，在校学生代替移交的，档案馆可拒收，移交责任由责任者自负。
    特此通知

    附件：1.哈尔滨理工大学档案管理办法
          2.哈尔滨理工大学归档文件材料部门立卷（件）制度
                               


                                                        档 案 馆
                                                     2015年4月21日

    附件：1.哈尔滨理工大学档案管理办法
    附件：2.哈尔滨理工大学归档文件材料部门立卷（件）制度