档案馆设综合办公室、收集整理指导室、保管利用室、信息技术室四个工作室。根据档案馆实际工作情况，职工聘用变化以及岗位履职实效，可适时做出相应调整，各室职责如下：
收集整理指导室岗位职责
部门职责 1.对全校各立档部门的档案法律法规执行情况进行监督与检查,做好宣传教育工作,全面推进依法治档；
2.负责全校各部门各类载体档案包括实物、纸质、电子档案和相关数据的收集、征集、接收、分类、整理、编目、统计、审核等工作，坚持部门立卷原则，做好立卷部门档案员的业务指导和培训工作；
3.完成每年新进档案实体的加工整理与移交入库等工作，会同信息技术室作好与各职能部门系统数据对接，以及新进部分档案的数字化加工；
4.协助馆领导完成全校档案员和立卷部门档案工作的年度考核；
5.积极参与、配合馆内的各项活动，完成馆领导交给的其它各项目工作；
6.加强馆外的调查和指导工作，积极推行进馆档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整。
岗位职责 收集整理指导主管岗位职责 1.全面组织协调本部门日常管理与行政工作；
2.负责本部门岗位职责、工作总结、工作计划、业务工作规章制度等的制定、实施、修订；
3.编制档案业务培训资料，做好所负责部门档案工作人员的业务指导工作；
4.负责计划财务处、学术理论研究部、法学院、软件学院、荣成学院各类载体档案材料的收集、整理、分类、编目、著录、装订工作；
5.对所负责部门档案工作进行指导、监督、检查、考核与评比；
6.掌握应入馆档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，能科学地安排、指导各有关单位或部门的档案移交工作
7.会同信息技术室作好与所负责部门系统数据对接、新进部分档案的数字化加工；
8.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
9.积极发挥专业技术特长，做传、帮带工作；
10.完成馆领导交办的其它各项任务，积极参与、配合馆内的各项活动。
收集整理指导岗位1 1.编制档案业务培训资料，做好所负责部门档案工作人员的业务指导工作；
2.负责学校办公室、校友办、国际合作与交流处、保卫处、后勤管理处、校医院、图书馆、离退休工作处、人事处、组织统战部、宣传部、团委、工会、纪检监察审计处各类载体档案材料的收集、整理、分类、编目、著录、装订工作；
3.对所负责部门档案工作进行指导、监督、检查、考核与评比；
4.掌握应入馆档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，能科学地安排、指导各有关单位或部门的档案移交工作
5.会同信息技术室作好与所负责部门系统数据对接、新进部分档案的数字化加工；
6.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
7.积极发挥专业技术特长，做传、帮带工作；
8.完成馆领导交办的其它各项任务，积极参与、配合馆内的各项活动。
收集整理指导岗位2 1.编制档案业务培训资料，做好所负责部门档案工作人员的业务指导工作；
2.负责教务处、学生处、招生与就业工作处、工程训练中心、高教研究与教学质量评估中心、现代教育技术中心、研究生部、体育教学部、机械动力工程学院、电气与电子工程学院、计算机与科学技术工程学院、自动化学院、应用科学学院、建筑工程学院、马克思主义学院、后备军官学院各类载体档案材料的收集、整理、分类、编目、著录、装订工作；
3.对所负责部门档案工作进行指导、监督、检查、考核与评比；
4.掌握应入馆档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，能科学地安排、指导各有关单位或部门的档案移交工作
5.会同信息技术室作好与所负责部门系统数据对接、新进部分档案的数字化加工；
6.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
7.积极发挥专业技术特长，做传、帮带工作；
8.完成馆领导交办的其它各项任务，积极参与、配合馆内的各项活动。
收集整理指导岗位3 1.编制档案业务培训资料，做好所负责部门档案工作人员的业务指导工作；
2.负责材料科学与工程学院、测控技术与通信工程学院、管理学院、经济学院、外国语学院、化学环境与工程学院、艺术学院、成人与继续教育学院、国际文化教育学院各类载体档案材料的收集、整理、分类、编目、著录、装订工作；
3.对所负责部门档案工作进行指导、监督、检查、考核与评比；
4.掌握应入馆档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，能科学地安排、指导各有关单位或部门的档案移交工作
5.会同信息技术室作好与所负责部门系统数据对接、新进部分档案的数字化加工；
6.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
7.积极发挥专业技术特长，做传、帮带工作；
8.完成馆领导交办的其它各项任务，积极参与、配合馆内的各项活动。
收集整理指导岗位4 1. 编制档案业务培训资料，做好所负责部门档案工作人员的业务指导工作；
2.负责科技处、科学与工程研究院、国有资产管理处各类载体档案材料的收集、整理、分类、编目、著录、装订工作；
3.对所负责部门档案工作进行指导、监督、检查、考核与评比；
4.掌握应入馆档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，能科学地安排、指导各有关单位或部门的档案移交工作
5.会同信息技术室作好与所负责部门系统数据对接、新进部分档案的数字化加工；
6.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
7.积极发挥专业技术特长，做传、帮带工作；
8.完成馆领导交办的其它各项任务，积极参与、配合馆内的各项活动。
收集整理指导岗位5
1. 编制档案业务培训资料，做好所负责部门档案工作人员的业务指导工作；
2.负责基建办、建筑设计院、资产运营管理中心各类载体档案材料的收集、整理、分类、编目、著录、装订工作；
3.对所负责部门档案工作进行指导、监督、检查、考核与评比；
4.掌握应入馆档案的形成、流动、管理和使用等方面的情况，能科学地安排、指导各有关单位或部门的档案移交工作
5.会同信息技术室作好与所负责部门系统数据对接、新进部分档案的数字化加工；
6.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
7.积极发挥专业技术特长，做传、帮带工作；
8.完成馆领导交办的其它各项任务，积极参与、配合馆内的各项活动。
保管利用室岗位职责
部门职责
1.礼貌热情、积极主动地做好用户的利用与接待工作；
2.接待利用：全面、及时、准确、有效地为档案用户服务，严格按业务流程做好档案的查阅、借用、复印、出具证明、认证、远程咨询服务、代办邮寄、出国成绩翻译等；
3.档案实体管理：档案入库排架、统计、密级档案专室管理、档案销毁鉴定等；
4.档案库房管理：整理排架、柜体摆放、库房示意图标示、温湿度监控记录、库房“十防”工作、定期打扫库房等；
5.积极配合并参与数字档案馆建设相关工作；
6.积极配合并参与馆内其他各项工作与活动。
岗位职责
保管利用主管岗职责
1.负责本部门的工作制度、工作计划和总结、工作职责的制定、实施、修订等；
2.协调本部门工作人员的各项工作，充分调动所属人员的极性与创造性；
3.对本部门工作实行监督、指导、检查、考核与评比；
4.负责出国成绩，学历学位证明的复核校对工作；
5.负责国家教育部及各地教育行政部门受权认证机构的学历、学位认证工作，代办邮寄和远程咨询服务；
6.负责涉密档案库房管理工作；
7.熟悉馆藏档案信息的内容和成分，能对各类别档案提供利用予以业务指导和帮助；
8.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
9.积极发挥专业技术特长，做传、帮带工作；
10.完成馆领导交给的其它任务。
保管利用岗1
1.负责学生出国成绩、学历学位证明的制作；
2.负责各类学籍材料证明的制作；
3.负责录取三联单的复印；
4.兼顾各类档案调卷、查找利用；
5.定期清点、统计库存档案的数量，整理档案的排架，编制柜标及库房示意图，对保管期限已满的档案进行鉴定销毁；
6.定期维持库房的清洁，更换防霉驱虫药剂、实行温湿度监控、做好库房“十防”工作；
7.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
8.服从主管安排，完成指定工作；
9.完成馆领导和主管交办的其他事项。
保管利用岗2
1.负责学生成绩的利用工作；
2.负责研究生学籍材料的调卷利用工作；
3.兼顾各类档案调卷、查找利用；
4.定期清点、统计库存档案的数量，整理档案的排架，编制柜标及库房示意图，对保管期限已满的档案进行鉴定销毁；
5.定期维持库房的清洁，更换防霉驱虫药剂、实行温湿度监控、做好库房“十防”工作；
6.兼职消防安全员，做好档案馆安全消防相关工作；
7.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
8.服从主管安排，完成指定工作；
9.完成馆领导和主管交办的其他事项。
保管利用岗3
1.负责干部人事、财务、出版、党群、行政、外事、基建、科研、设备、建筑设计档案的调卷利用和复印工作；
2.兼顾各类档案调卷、查找利用；
3.负责档案利用的登记统计工作；
4.负责各类档案外借与归还工作；
5.定期清点、统计库存档案的数量，整理档案的排架，编制柜标及库房示意图，对保管期限已满的档案进行鉴定销毁；
6.定期维持库房的清洁，更换防霉驱虫药剂、实行温湿度监控、做好库房“十防”工作；
7.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
8.服从主管安排，完成指定工作；
9.完成馆领导和主管交办的其他事项。
信息技术室岗位职责
部门职责
1.档案馆信息化建设及信息技术工作；
2.声像载体档案(照片、录像带、光盘等)的整理、立卷、编目、扫描、保管与利用等；
3.档案馆网站及各类档案数据的建立与维护；
4.档案馆内有关设备的维护，电子文件网上归档的管理以及保护和利用。
信息技术主管岗岗位职责
1.全面组织协调本部门工作，负责起草本科室的规章制度工作计划和总结等；
2.负责网络规划、档案信息化建设发展规划、信息安全及保密工作；
3.负责档案馆网站建设以及馆内计算机、网络维护，承担信息员工作；
4.负责档案管理软件安全运行及新功能开发、档案数据库备份等工作；
5.负责电子文件、声像档案材料的整理、著录、保管和利用；
6.协助馆领导做好档案工作理论与技术的科研管理工作；
7.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
8.馆领导交办的其它工作任务。
信息技术岗1
1.协助主管做好档案信息化建设及信息技术工作；
2.组织馆内信息技术培训计划与实施；
3.负责档案馆馆藏档案扫描的业务；
4.完成相应专业技术职务的科研成果任务；
5.兼职消防安全员，做好档案馆安全消防相关工作；
6.完成馆领导和主管交办的其它工作任务。
综合办公室岗位职责部门职责
1.负责馆内日常行政事务，贯彻、落实馆务会议决议，督促、检查、协调各室的工作；
2.负责档案馆人事、财务、后勤、文秘等工作；
3.负责内外联络及来信来访的接待工作；
4.负责起草规章制度、工作计划、规划、总结、报告和上报材料；
5.负责办公用品、仪器设备、档案装具的购置和管理工作；
6.负责公文材料呈送、传阅和管理工作及报刊杂志的订阅工作；
7.负责会议通知、会议及学习的记录、馆内自身文件材料的立卷归档工作；
8.负责档案馆年报统计工作；
9.负责安排馆内卫生、值班及档案馆安全、保密工作；
10.负责组织馆内各项文体活动；
11.负责档案法制宣传教育工作；
12.完成学校布置的其它工作。
馆长职责
1.负责档案馆全面工作。
2.负责起草、修订全校性档案管理文件，档案馆规章制度；
3.做好档案工作计划、部署、检查总结工作；
4.负责馆内人、财、物等资源调配、使用和管理；
5.负责档案馆安全、保密工作；
6.负责档案法制宣传教育工作；
7.完成学校布置的其它工作。
行政秘书职责
1.协助馆长做好管理、协调工作；
2.负责馆内物资、器材、办公用品等的领用、购买、管理和联系维修等保障工作；
3.做好全馆职工的考勤工作；
4.做好内外接待工作；
5.负责公文材料呈送、传阅和管理工作及报刊杂志的订阅工作；
6.负责会议通知、会议及学习的记录、馆内自身文件材料的立卷归档工作；
7.负责组织馆内各项文体活动；
8.负责档案馆年报统计工作；
9.完成馆长交办其它工作。
