全校各院、部、处、直属、附属及挂靠单位：
    为了保证我校2016年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关问题通知如下：
    一、2016年归档工作的重点
    1.重点加强2015年大事记、统计报表、党团员名册、会议材料等文件材料以及照片、录音录像、光盘等特殊载体材料以及党政机关在对外交流、业务活动和专项活动中形成的实物档的收集。
    2.重点加强2015年电子文件的归档和管理。
    3.加强各单位直接收到的（未纳入校办收文的）2015年上级单位来文，尤其是带有批复性质的文件。
    4.加强2015年以本部门或学校名义与外单位签订的各类协议、合同。
    二、归档时间
    1、2015年形成的党群类、行政类、外事类、科研类、出版类、产品类、电子类、声像类及其他各类档案中的管理文件（即综合类）材料，请在2016年5月30日以前立卷归档。
    2、研究生学位材料在2016年5月15日之前，其它本科生材料在2016年5月30日之前立卷归档。
    3、2015年形成的基建项目和专题性、成套性档案在项目完成时立卷归档。
    4、2015年形成的设备类材料，应在设备验收完毕后立即立卷归档。
    另外，2015年及以前形成的文件材料，归档不全的单位要积极补齐，随时归档。
    三、归档地点及联系人
    详见《档案业务指导网络图》（http://www1.hrbust.edu.cn/zuzhijigou/dangan/content.asp?conclass=8）
    四、注意事项
    1、各部门归档范围与《移交目录表》等相关表格可登录档案馆网页下载，归档时要同时移交《移交目录表》的电子版。
    2、各部门向档案馆移交档案材料，要原件内容唯一，齐全完整，如有缺件的要附有详细的情况说明，由本部门领导签字并加盖公章；必须履行交接手续，按照整理顺序填好《移交目录表》，《移交目录表》一式两份，由交接材料双方签字并保留好，作为档案材料的归档凭证。
    3、各类档案，如果因故不能及时归档，请事先上报档案馆，否则由此造成的一切损失由各部门承担。补交时须写好情况说明，部门负责人签字，主管校领导签字，补交学籍档案，必须有分管成人、本科或研究生教育的校领导签字，档案馆再审核、接收。 
    由于工作中形成的文件材料日渐增多，归档任务越来越繁重，希望各单位部门档案员严格按照上级文件要求和档案馆的具体安排，按时做好本单位各类文件材料的归档工作，归档中如遇疑难问题，可与档案馆相关工作人员联系，档案馆将定期在学校办公系统公布各单位归档情况。
    特此通知


                                                    校 档 案 馆
                                                   2016年4月28日