为方便广大教职工利用人事档案，提高档案馆工作效率，根据中共黑龙江省委组织部关于印发《省管干部档案查借阅制度》的通知（黑组字[2016]16号文件），结合工作实际，制定“哈尔滨理工大学档案馆人事档案利用制度”，具体如下：
    一、查阅手续
    1.查阅人到人事处填写《查阅干部人事档案审批表》。
    2.查（借）档单位（人事处）主管领导签字、盖章
    3.档案管理部门（档案馆）主管领导签署意见。
    4.查阅人携带身份证或工作证到档案馆查阅档案。
    5.查阅非直系亲属的档案，查阅者必须出示档案人的委托函和身份证正反面复印件。
    二、借阅手续
    档案一般不外借，组织部、人事处需要审查档案必须借出时，要履行借阅审批手续，登记借阅事由、借阅时间、借阅单位、经手人、归还时间。
    三、查借阅注意事项
    1.查借阅档案超过3人时需要另附名单，并在所附名单上盖章。
    2.查借阅审批表自单位领导签批之日起5个工作日内办理有效。
    3.查借阅人员除持审批表外，还需要出示身份证或工作证。
    4.借阅档案自借出之日起10个工作日内必须归还。
    四、查借阅时间
    1.工作期间利用档案，每周二、周四上午09:00―11:00。
    2.寒假、暑假利用档案，按照假期规定进行。