哈尔滨理工大学档案馆是组织、协调、管理全校档案工作的职能部门，是学校档案信息资源的永久保存和利用的科学文化中心，是进行爱国主义宣传的重要基地，哈尔滨理工大学的各个部门在其教学、科研、管理等职能活动中形成的各种形式和载体的档案文件材料，具体而生动地反映了学校发展的历史轨迹，对于提高学校工作效率和教育质量、维护学校历史真实面貌发挥着举足轻重的作用，是学校各项工作的最为直接、最为真实的历史记录，是学校宝贵的信息资源和文化财富。

    哈尔滨理工大学档案馆成立于1996年10月,1999年12月被认定为“科技事业单位档案管理国家一级”。设有综合办公室、收集整理指导室、保管利用室、干部人事档案室、信息技术室等五个科室，现有专职工作人员16名。统一管理、利用全校各类档案，指导、监督全校47个归档单位的档案业务工作，所建立的档案工作网遍布全校各职能部门学院和直属单位，共有部门档案员51人。

    哈尔滨理工大学档案馆位于图书馆一楼，总面积1500平方米，其中库房面积500平方米。档案馆集中统一管理原哈尔滨科技大学、哈尔滨电工学院、哈尔滨工业高等专科学校、哈尔滨化学工业学校、黑龙江省教育建筑设计院和哈尔滨理工大学，六个全宗的全部档案，共计：20万卷（件），年均利用4000人次，9000余卷（件）次。各类档案专用库房9个，实现了库房、阅档、办公三分开，配备了安全监控和温湿度控制设施，符合档案“十防”管理要求。配齐了现代化档案管理设备，采用了先进的世纪科怡5.0档案网络管理软件，建立了馆内局域网和档案馆网站，以及馆藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，采用电子模糊查询与手工目录查询相结合的档案查询模式，为学校各部门及师生个人提供高效快捷的查询利用服务，在学校发展建设中发挥着强有力的服务作用。

 
    目前，哈尔滨理工大学档案馆全体工作人员正积极致力于档案管理的信息化建设，不断提升服务水平和服务质量，最大限度地满足广大师生及社会利用的各种需求，向着管理、服务、科研、育人等多功能于一体的现代化、智能化、开放性档案馆的建设目标踏实奋进。