全校各院、部、处、直属单位：

       为了保证我校2023年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关问题通知如下：

       一、2023年归档工作的重点

       1、重点加强2022年大事记、统计报表、会议材料等文件材料以及照片、录音录像、光盘等特殊载体材料以及党政机关在对外交流、业务活动和专项活动中形成的实物材料的收集。

       2、重点加强2022年电子文件的归档和管理。

       3、加强各单位直接收到的（未纳入校办收文的）2022年上级单位来文，尤其是带有批复性质的文件。

       4、加强2022年以本部门或学校名义与外单位签订的各类协议、合同。

       5、加强2020年以来疫情防控材料的归档。

       二、归档时间

       1、2022年形成的党群类、行政类、外事类、科研类、财会类、出版类、产品类、电子类、声像类及其他各类档案中的管理文件（即综合类）材料，请在2022年5月20日以前立卷归档。

       2、2022届研究生学位材料在2022年5月5—5月10日移交档案馆，为了规范归档，与上一年度归档要求一致，将专用章盖在每份档案的右上角，年度、入馆编号的后四位数字填写于章内的相应位置。请研究生秘书认真核对论文题目，确认与交接单完全一致，如有不明事宜请与本馆收集部相应专职档案员联系。

       3、2022年形成的基建项目和专题性、成套性档案在项目完成时立卷归档。

       4、2022年形成的设备类材料，应在设备验收完毕后及时立卷归档。

       另外，2022年及以前形成的文件材料，归档不全的单位要积极补齐，随时归档。

       三、归档地点及联系人

       详见《档案业务指导网络图》（http://dag.hrbust.edu.cn/2020/0605/c2718a55982/page.htm）

       四、注意事项

       1、各部门归档范围与《移交目录表》等相关表格可登录档案馆网页下载，归档时要同时移交《移交目录表》的电子版。

       2、各部门向档案馆移交档案材料，要原件内容唯一，齐全完整，如有缺件的要附有详细的情况说明，由本部门领导签字并加盖公章；必须履行交接手续，按照整理顺序填好《移交目录表》；电子档案与纸质档案分别填写《移交目录表》；《移交目录表》一式两份，由交接材料双方签字并保留好，作为档案材料的归档凭证。

       3、各类档案，如因故不能及时归档，请事先上报档案馆，否则由此造成的一切损失由各部门承担。补交时须写好情况说明，部门负责人签字，主管校领导签字。补交学籍档案，必须有分管成人、本科或研究生教育的校领导签字，档案馆再审核、接收。 

       希望各部门档案员严格按照上级文件要求和档案馆的具体安排，按时做好本单位各类文件材料的归档工作，归档中如遇疑难问题，可与档案馆相关工作人员联系，档案馆将定期在学校办公系统公布各单位归档情况。

                                                                                        党委组织部

                                                                                    2023年4月20日