全校各院、部、处、直属单位：

    为了保证我校2024年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关问题通知如下：

    一、2024年归档工作的重点

    1、重点加强2023年大事记、统计报表、会议材料等文件材料以及照片、录音录像、光盘等特殊载体材料以及党政机关在对外交流、业务活动和专项活动中形成的实物材料的收集。

    2、重点加强2023年电子文件的归档和管理。

    3、加强各单位直接收到的（未纳入校办收文的）2023年上级单位来文，尤其是带有批复性质的文件。

    4、加强2023年以本部门或学校名义与外单位签订的各类协议、合同。

    二、归档时间

    1、2023年形成的党群类、行政类、外事类、科研类、财会类、出版类、产品类、电子类、声像类及其他各类档案中的管理文件（即综合类）材料，请在2024年5月20日以前立卷归档。

    2、2023届研究生学位材料在2024年5月6—5月10日移交档案馆，为了规范归档，与上一年度归档要求一致，将专用章盖在每份档案的右上角，年度、入馆编号的后四位数字填写于章内的相应位置。请研究生秘书认真核对论文题目，确认与交接单完全一致，如有不明事宜请与本馆收集部相应专职档案员联系。

    3、2023年形成的基建项目和专题性、成套性档案在项目完成时立卷归档。

    4、2023年形成的设备类材料，应在设备验收完毕后及时立卷归档。

    另外，2023年及以前形成的文件材料，归档不全的单位要积极补齐，随时归档。

    三、归档地点及联系人

    详见收集指导-档案业务指导分工表

    四、注意事项

    1、各部门归档范围与《移交目录表》等相关表格可登录档案馆网页下载，归档时要同时移交《移交目录表》的电子版。

    2、各部门向档案馆移交档案材料，要原件内容唯一，齐全完整，如有缺件的要附有详细的情况说明，由本部门领导签字并加盖公章；必须履行交接手续，按照整理顺序填好《移交目录表》；电子档案与纸质档案分别填写《移交目录表》；《移交目录表》一式两份，由交接材料双方签字并保留好，作为档案材料的归档凭证。

    3、各类档案，如因故不能及时归档，请事先上报档案馆，否则由此造成的一切损失由各部门承担。补交时须写好情况说明，部门负责人签字，主管校领导签字。补交学籍档案，必须有分管成人、本科或研究生教育的校领导签字，档案馆再审核、接收。 

希望各部门档案员严格按照上级文件要求和档案馆的具体安排，按时做好本单位各类文件材料的归档工作，归档中如遇疑难问题，可与档案馆相关工作人员联系，档案馆将定期在学校办公系统公布各单位归档情况。

                                                                    党委组织部

                                                                        2024年4月22日