各部门、各学院：
为保证我校2026年归档工作顺利进行，现将有关事项通知如下：
一、2026年归档工作的重点
1.重点加强2025年以本部门或学校名义与外单位签订的各类协议、合同的收集。
2.重点加强2025年大事记、统计报表、会议材料等文件材料以及照片、录音录像、光盘等特殊载体材料以及党政机关在对外交流、业务活动和专项活动中形成的实物材料的收集。
3.重点加强2025年电子文件的归档和管理。
4.加强各单位直接收到的（未纳入校办收文的）2025年上级单位来文，尤其是带有批复性质文件的收集。
二、归档时间
1.2025年形成的党群类、行政类、外事类、科研类、财会类、出版类、产品类、电子类、声像类及其他各类档案中的管理文件（即综合类）材料，请在2026年5月22日以前立卷归档。
2.2025届研究生学位材料在2026年5月11—5月15日移交档案馆。为了规范归档，需将专用章盖在每卷档案首页的右上角，年度、入馆编号的后四位数字填写于章内的相应位置。请各学院研究生秘书一定认真核对论文题目，确认与交接单完全一致，如有不明事宜请与本馆收集部相应专职档案员联系。
3.2025年形成的基建项目和专题性、成套性档案在项目完成时立卷归档。
4.2025年形成的设备类材料，应在设备验收完毕后及时立卷归档。
5.2025年及以前形成的文件材料，归档不全的单位要积极补齐，随时归档。
三、归档联系人
详见《档案业务指导分工表》（https://dag.hrbust.edu.cn/2020/0605/c2718a55982/page.htm）
四、注意事项
1.各部门归档范围与《移交目录表》等相关表格可登录档案馆网页下载，归档时要同时移交《移交目录表》的电子版。
2.各部门向档案馆移交档案材料，要原件内容唯一，齐全完整，如有缺件的要附有详细的情况说明，由移交单位分管领导签字并加盖公章；必须履行交接手续，按照整理顺序填好《移交目录表》；电子档案与纸质档案分别填写《移交目录表》；《移交目录表》一式三份，经移交单位分管领导、移交人签字并加盖单位公章报送给档案馆。档案馆审核确认无误后留存两份，作为归档凭证。
3.各类档案因故无法按时归档的，须提前向档案馆书面报备；未履行报备手续造成档案遗失、遗漏等损失的，由移交部门承担全部责任。
4.补交档案时，须提交情况说明，经本部门分管领导签字后报送。
请各部门兼职档案员严格按照上级文件规定及档案馆年度工作安排，按时完成本单位各类文件材料的归档工作。归档过程中如遇疑难问题，可随时与档案馆工作人员对接协调。
档案馆
2026年4月22日