关于做好2022年归档工作的通知
发布人:网站管理员  发布时间:2022-05-23   浏览次数:10

全校各院、部、处、直属单位:

为了保证我校2022年归档工作的顺利进行,按时保质地完成归档任务,现将有关问题通知如下:

    一、2022年归档工作的重点

    1、重点加强2021年大事记、统计报表、会议材料等文件材料以及照片、录音录像、光盘等特殊载体材料以及党政机关在对外交流、业务活动和专项活动中形成的实物材料的收集。

    2、重点加强2021年电子文件的归档和管理。

    3、加强各单位直接收到的(未纳入校办收文的)2021年上级单位来文,尤其是带有批复性质的文件。

    4、加强2021年以本部门或学校名义与外单位签订的各类协议、合同。

    5、加强2021年以来资产材料的归档。

    6、加强2021年以来疫情防控材料的归档。

    二、归档时间

    1、2021年形成的党群类、行政类、外事类、科研类、财会类、出版类、产品类、电子类、声像类及其他各类档案中的管理文件(即综合类)材料,请在2022年6月20日以前立卷归档。

    2、2021届研究生学位材料在2022年5月26—6月1日移交档案馆,为了规范归档,今年档案馆为每个学院刻了专用章,请联系对应的收集人员领取。请研究生秘书认真核对论文题目,确认与交接单完全一致,如有不明事宜请与本馆收集部相应专职档案员联系。(2021年研究生档案入馆编号见附件)

    3、2021年形成的基建项目和专题性、成套性档案在项目完成时立卷归档。

    4、2021年形成的设备类材料,应在设备验收完毕后立即立卷归档。

另外,2021年及以前形成的文件材料,归档不全的单位要积极补齐,随时归档。

    三、归档地点及联系人

    详见《档案业务指导网络图》(http://dag.hrbust.edu.cn/2020/0605/c2718a55982/page.htm)

    四、注意事项

    1、各部门归档范围与《移交目录表》等相关表格可登录档案馆网页下载,归档时要同时移交《移交目录表》的电子版。

    2、各部门向档案馆移交档案材料,要原件内容唯一,齐全完整,如有缺件的要附有详细的情况说明,由本部门领导签字并加盖公章;须履行交接手续,按照整理顺序填好《移交目录表》;电子档案与纸质档案分别填写《移交目录表》《移交目录表》一式两份,由交接材料双方签字并保留好,作为档案材料的归档凭证。

    3、各类档案,如因故不能及时归档,请事先上报档案馆,否则由此造成的一切损失由各部门承担。补交时须写好情况说明,部门负责人签字,主管校领导签字补交学籍档案,必须有分管成人、本科或研究生教育的校领导签字,档案馆再审核、接收。 

由于今年部门档案员变动很大,希望各部门档案员严格按照上级文件要求和档案馆的具体安排,按时做好本单位各类文件材料的归档工作,归档中如遇疑难问题,可与档案馆相关工作人员联系,档案馆将定期在学校办公系统公布各单位归档情况

附件:2021年硕士JX12入馆编号.xls

特此通知


                                           校党委组织部

                                           2022年5月23日